Diese Anleitung setzt voraus, dass bereits eine Excel- oder Access-Datenbank besteht und es darin zumindest die kompletten Anschriften gibt, also: Anrede, Vorname, Name, Straße, PLZ und Ort. Bei der Anrede wird davon ausgegangen, dass es mindestens die Anredeformen "Eheleute", "Frau", "Herr" und "" (= keine oder ggf. sonstige Anrede) gibt. Es werden nur die mit WinWord erforderlichen Schritte erläutert.
Blanko-Dokument erstellen und speichern.
Unter "Extras - Seriendruck" die Nr. 1 "Hauptdokument erstellen" anklicken.
"Serienbriefe" auswählen.
"Aktives Fenster" auswählen.
Nr. 2 "Datei importieren" auswählen.
"Datenquelle öffnen" auswählen.
Im dabei erscheinenden Menü zunächst den Dateityp (unten links) abändern auf "Excel" bzw. "Access".
Richtige Datenbank auswählen.
Falls nicht alle Datensätze im Seriendruck benötigt werden, jetzt "MS QUERY", sonst "Öffnen" auswählen (wenn der Menüpunkt "MS QUERY" nicht angezeigt wird, ist dieser Programmteil von MS Office Professional wahrscheinlich nicht installiert worden (bei einer Standard-Installation wird dieser Teil nicht installiert), also alles abbrechen und zunächst eine Nachinstallation durchführen).
Nach "Öffnen" erscheint der Seriendruck-Manager, der zunächst die Verbindung zur ausgewählten Datenbank herstellt und einen möglichen Datenimport prüft. Falls z. B. die Arbeitsmappe in Excel mehrere Tabellenblätter enthält, muss jetzt das Tabellenblatt ausgewählt bzw. eingetippt werden, welches die erforderlichen Daten enthält (z. B. "Tabelle1"). Nun noch die Eingabe mit "OK" bestätigen.
WinWord wird jetzt feststellen, dass das Hauptdokument (= der Serienbrief) noch keine Seriendruckfelder enthält und dies bemängeln. Also: "Hauptdokument bearbeiten" auswählen.
Im Hauptdokument jetzt den Cursor an die Stelle bringen, wo die ersten Daten eingefügt werden sollen (im Regelfall die Anrede im Anschriftenfeld).
Jetzt in der zusätzlichen Symbolleiste "Seriendruckfeld einf." anklicken und in der dann erscheinenden Auswahlliste den Feldnamen, z. B. "Anrede" auswählen.
WinWord fügt den ausgewählten Feldnamen (z. B. "<< Anrede >>") ein. Danach einmal "ENTER" drücken. Da laut DIN die männliche Anrede im Anschriftenfeld des Briefkopfes aber "Herrn" lautet, muss jetzt mit das eingefügte Feld noch nachbearbeitet werden: Zunächst über ALT+F9 in die Feldfunktionsansicht umschalten, dann das Anrede-Feld wie folgt editieren: { WENN { SERIENDRUCKFELD Anrede } = "Herr" "Herrn" { SERIENDRUCKFELD Anrede }. Jetzt mit ALT+F9 die Feldfunktionsansicht wieder abschalten.
Nun - wie zuvor in m) beschrieben - mit dem Einfügen des Vornamens fortfahren. Hinter dem Vornamen einmal die Leertaste eingeben und danach den Namen einfügen. Diese Prozedur wiederholen, bis die Anschrift komplett als Feldvariablen eingefügt ist.
Bei der eigentlichen Anrede im Brief, also hinter "Sehr geehrte" ohne Leerraum nach dem letzten "e" folgendes einfügen: { WENN { SERIENDRUCKFELD Anrede } = "Herr" "r Herr" { WENN { SERIENDRUCKFELD Anrede } = "Frau" " Frau" { WENN { SERIENDRUCKFELD Anrede } = "Eheleute" " Eheleute" " Damen und Herren" }}} { WENN { SERIENDRUCKFELD Anrede } = "Herr" { SERIENDRUCKFELD Name } { WENN { SERIENDRUCKFELD Anrede } = "Frau" { SERIENDRUCKFELD Name } { WENN { SERIENDRUCKFELD Anrede } = "Eheleute" { SERIENDRUCKFELD Name } "" }}}, (Die geschweiften Klammern über die Tastenkombination STRG+F9 eingeben!). Nach Eingabe der Feldfunktionen mit der Tastenkombination ALT+F9 die Feldfunktionsansicht wieder abschalten. WinWord wird jetzt automatisch die korrekte Anrede verwenden. Evtl. muss der Text der Feldfunktionen noch der übrigen Schriftart und -größe angepasst werden.
Sollen noch weitere Angaben aus der Datenbank verwendet werden, ist wie zuvor beschrieben vorzugehen. Wenn das Seriendruck-Dokument komplett erstellt ist, sollte es zunächst gespeichert werden. Nun kann durch Auswahl der Seriendruckvorschau "ABC" (neben "Seriendruckfeld einfügen" in der Symbolleiste) getestet werden, ob alles korrekt ist. Die Pfeiltasten in der Seriendruck-Symbolleiste erlauben ein Blättern in der Datenbank.
Wenn alles in Ordnung ist, kann jetzt über "Datei - Drucken" der gerade angezeigte Datensatz gedruckt werden. Sollen alle Datensätze gedruckt werden, muss aus der Seriendruck-Symbolleiste der Seriendruck-Manager und darin die Nr. 3 "Ausführen" ausgewählt werden.
Nun im Menü des Seriendruck-Managers "Verbinden" auswählen. Es werden sämtliche Dokumente am Bildschirm erzeugt, wo nochmals geprüft werden kann, ob alles korrekt ist. Jetzt kann das Gesamtdokument gespeichert und/oder ausgedruckt werden. Fertig!
Tipp: Falls Berechnungen vorgesehen sind, diese besser in Excel durchführen lassen, da dies bequemer und schneller geht, weil Excel das Spezialprogramm für diese Aufgabe ist. Die Ergebnisse dann als Feldvariablen über die Seriendruck-Funktion in das WinWord-Dokument übernehmen.